VCU-certificaat behalen

Mustvragen

De VCU-checklist is gericht op de VG-zorg voor functies en taken die uitzendkrachten gaan uitvoeren. De VCU is bedoeld om de gemaakte afspraken over de VG-risico’s bij uitzending en de beheersing hiervan aantoonbaar te maken. De VCU-checklist kent alleen “mustvragen” (*). Een vraag kan enkel positief worden beoordeeld, indien aan alle minimumeisen behorend bij de vraag wordt voldaan. Indien een mustvraag niet van toepassing wordt verklaard, dient deze negatief beoordeeld te worden en kan bijgevolg geen VCU-certificaat worden uitgereikt, tenzij in deze checklist anders bij de vraag vermeld.

Certificatieproces 

Wanneer een uitzendorganisatie een VG-beheersysteem hanteert overeenkomstig de VCU, kan een VCU-certificatie worden aangevraagd. Deze aanvraag moet worden gedaan bij één van de daarvoor geaccrediteerde certificatie-instellingen. Om een formele aanbieding (wijze van certificeren, audit programma, tijdsbesteding, kosten, enz.) te kunnen uitbrengen, moeten een aantal gegevens worden opgevraagd, zoals:

• Structuur van de organisatie
• Plaats en adres en aantal van hoofdvestiging en nevenvestiging(en)/organisatorische eenheid
• Organogram
• Aantal medewerkers werkzaam op de vestiging(en)/organisatorische eenheid
• Aantal uitzendkrachten per jaar
• Aantal uitzenduren per jaar

De certificatie-instelling stuurt aan de uitzendorganisatie een voorstel voor het uitvoeren van de initiële audit. In dit auditprogramma zijn minimaal opgenomen:

• Datum, duur en aanvangsplaats van de audit
• Samenstelling van het audit team (namen van auditoren)
• De Checklist-versie die wordt beoordeeld
• Het tijdsplan met de daarin opgenomen:
   - Het aantal vestigingen dat moet worden bezocht
   - De te verwachten tijdsduur

De uitzendorganisatie moet in de gelegenheid worden gesteld om bezwaar aan te tekenen tegen de keuze van één of meer leden van het audit team. Dit bezwaar dient met redenen omkleed te zijn. De certificatie-instelling zal in dat geval het auditteam wijzigen. Toetsing van het VG-beheersysteem kan enkel plaatsvinden als het betreffende systeem binnen de uitzendorganisatie tenminste drie maanden is geïmplementeerd. Vanwege het beperkt aantal documenten is het niet voorgeschreven dat er vooraf een documentatie-beoordeling door de certificatie-instelling wordt uitgevoerd.

Tijdens de audit worden verschillende vestigingen bezocht en worden er met verschillende medewerkers gesprekken, interviews en controles uitgevoerd, waaronder:

• op de hoofdvestiging: de verantwoordelijke personen voor het VG-beheersysteem
• op de nevenvestiging(en): leidinggevenden en intercedenten

Auditrapport 

De rapportage van de VCU-auditor geeft een beschrijving van de inhoud en toepassing (implementatie) van het VG-beheersysteem binnen de uitzendorganisatie. Uit deze rapportage moet naar voren komen dat tijdens de audit vastgesteld is dat het gehanteerde VG-beheersysteem voldoet aan de gestelde VCU-eisen. Bij meerdere vestigingen moet tevens uit de rapportage blijken dat:

• De aansturing en beheersing van het VG-beheersysteem vanuit één centraal punt op voldoende wijze plaats vindt.
• Er in alle vestigingen een borging is dat werkinstructies, procedures en activiteiten voldoende worden toegepast of uitgevoerd.

Certificatie 

De VCA-coördinator beoordeelt de rapportage van de VCU-auditor en neemt op basis van deze rapportage een beslissing over de certificeerbaarheid van de uitzendorganisatie. De bevoegde persoon van de certificatie-instelling neemt hierna het certificatiebesluit.

Geldigheidsduur 

Het VCU-certificaat is in beginsel geldig voor een periode van drie jaar. Dit is afhankelijk van de (positieve) resultaten van de tussentijdse audits, die op periodieke basis (minimaal éénmaal per jaar waarvan de eerste binnen de 12 maand) worden uitgevoerd.