Obtenir un certificat VCU

Questions obligatoires

La Liste de Contrôle VCU (LSI) est axée sur la gestion des aspects relatifs à la sécurité et la santé pour les fonctions et tâches qui seront confiées à des intérimaires. La VCU a pour but d’établir les conventions passées à l’égard des risques pour la sécurité et la santé durant la mission, et à l’égard de la maîtrise de ces risques. La Liste de Contrôle VCU ne comporte que des “questions obligatoires” (*). Une question ne peut recevoir une appréciation positive que lorsque toutes les exigences minimales correspondant à la question sont remplies. Si une question obligatoire est déclarée non applicable, elle doit recevoir une appréciation négative et par conséquent aucun certificat VCU ne sera délivré, à moins que pour cette question autre chose ne soit indiqué dans cette liste de contrôle.

Processus de certification

Lorsqu’une entreprise de travail intérimaire met en œuvre un système de gestion sécurité et santé conformément à la VCU, une certification VCU peut être demandée. Cette demande doit être adressée à l’un des organismes de certification accrédités à cet effet. Pour pouvoir formuler une offre formelle (mode de certification, programme d’audit, temps affecté, coûts etc.), l’organisme doit disposer d’un certain nombre d’informations, telles que:

• Structure de l’entreprise
• Lieu et adresse de l’établissement principal et nombre d’établissements annexes/unités organisationnelles ainsi que leur adresse
• Organigramme
• Nombre d’employés travaillant dans les filiales/unités organisationnelles
• Nombre d’intérimaires par an
• Nombre d’heures de travail intérimaire par an

L’organisme de certification envoie à l’entreprise de travail intérimaire une proposition pour effectuer l’audit initial. Ce programme d’audit précise au minimum :

• La date, la durée et le lieu où commencera l’audit
• La composition de l’équipe (noms des auditeurs)
• La version de la Liste de Contrôle qui sera évaluée
• Le planning, spécifiant :
   - Le nombre d’établissements à visiter
   - La durée prévisible

L’entreprise de travail intérimaire doit être mise à même de former objection contre le choix d’un ou de plusieurs membres de l’équipe d’auditeurs. Cette objection doit être motivée. Dans ce cas, l’organisme de certification modifiera l’équipe d’auditeurs. Le contrôle du système de gestion S-S ne peut avoir lieu que si ce système a été implémenté durant au moins trois mois au sein de l’entreprise de travail intérimaire. En raison du nombre limité de documents, on ne prescrit pas d’appréciation préalable de la documentation par l’organisme de certification. Durant l’audit, différents établissements sont visités et des entretiens, interviews et contrôles sont effectués avec différents employés, dont :

• Au siège : les personnes responsables du système de gestion sécurité et santé
• Dans les établissements annexes : les cadres et les permanents

Rapport d’audit

Le rapport de l’auditeur VCU donne une description de la teneur et de la mise en œuvre (implémentation) du système de gestion S-S dans l’entreprise de travail intérimaire. Ce rapport doit faire apparaître que, durant l’audit, on a constaté que le système de gestion sécurité et santé mis en œuvre remplissait les exigences VCU posées. S’il y a plusieurs filiales, le rapport doit en outre permettre d’établir que:

• Le contrôle et la maîtrise du système de gestion S-S depuis un point central sont suffisamment exercés.
• On garantit dans toutes les filiales que les instructions de travail, procédures et activités sont suffisamment appliquées et exécutées.

Certification

Le coordinateur VCA apprécie le rapport de l’auditeur VCU et, en se basant sur ce rapport, prend une décision quant à la certifiabilité de l’entreprise de travail intérimaire. La personne compétente au sein de l’organisme de certification prend ensuite la décision quant à la certification.

Durée de validité

En principe, le certificat VCU est valable pour une période de trois ans, mais cela dépend des résultats (positifs) des audits intermédiaires, qui ont lieu périodiquement (au moins une fois par an, le premier endéans les 12 mois).