Trois niveaux de certification
On distingue trois niveaux de certification VCA :
1) VCA* Ce niveau de certification porte sur la gestion directe des aspects SSE sur le lieu de travail, sans recours à des sous-traitants.
2) VCA** Ce niveau de certification porte sur la gestion directe des aspects SSE sur le lieu de travail, ainsi que sur la structure SSE (e.a. politique SSE, organisation SSE et politique d’amélioration).
3) VCA pétrochimie Ce niveau de certification porte sur la gestion directe des aspects SSE sur le lieu de travail, ainsi que sur la structure SSE (e.a. politique SSE, organisation SSE et politique d’amélioration) et sur des exigences supplémentaires spécifiques au secteur de la pétrochimie.
Questions obligatoires/questions complémentaires
La liste de contrôle VCA comporte des “questions obligatoires” (*/**/pétrochimie) et des “questions complémentaires” (□). Une question ne peut être évaluée positivement que si toutes les conditions minimales correspondant à cette question sont rencontrées et si les documents requis sont en ordre. Si une question obligatoire est déclarée non applicable, son évaluation sera négative et, par conséquent, aucun certificat VCA ne pourra être octroyé, sauf stipulation contraire.
Critères de certification
Norme de certification VCA* : - Les 24 questions obligatoires VCA*
Norme de certification VCA** : - Les 33 questions obligatoires VCA** - Au moins six (6) des 14 questions complémentaires
Norme de certification VCA pétrochimie : - Les 43 questions obligatoires VCA pétrochimie - Au moins deux (2) des 4 questions complémentaires
Demande de certification
Chaque entreprise ayant mis en place un système de gestion SSE conformément à la liste VCA peut demander, à un organisme de certification accrédité, une certification sur base des listes VCA* ou VCA** selon la procédure définie ici. Pour pouvoir faire une offre formelle (procédure, journées de travail, frais, etc.), l’organisme de certification demandera les informations nécessaires concernant l’entreprise, telles que :
• Structure de l’entreprise : siège social et succursales éventuelles
• Organigramme
• Nombre de collaborateurs fixes et temporaires
• Nombre d’heures de travail par homme par an pour les collaborateurs fixes et temporaires
• Nombre de projets (voir définition ) effectués au cours de l'année passée
• Nombre moyen de sites de travail simultanés : nombre total d’endroits où des travaux sont réalisés par des donneurs d’ordre, y compris des projets
• Activités spécialisées pour lesquelles une compétence spécifique est requise
• Domaine d’application de la certification, y compris le code NACE (révision 2)
• Procédures/tâches sous-traitées et pertinentes dans le cadre du champ d’application
• Si d’application : nom et titre du consultant qui a encadré l’entreprise en vue de la certification VCA L’organisme de certification enverra, à temps, à l’entreprise une proposition pour un programme d’audit.
Ce programme comprendra au moins les éléments suivants :
• Date(s) et lieu(x) de l’audit
• Domaine d’application et type d’audit (initial, intermédiaire, de renouvellement)
• Unités organisationnelles (divisions) où le contrôle aura lieu, avec mention de la durée prévue
• Visite de projets et autres sites de travail, avec mention de la durée prévue
• La composition de l’équipe d’audit (l’auditeur et un expert éventuel) qui effectuera le contrôle de la certification, l’entreprise ayant la possibilité de formuler une objection contre le choix d’un ou de plusieurs membres de l’équipe d’audit. Cette objection doit être motivée.
Evaluation des documents (phase 1)
Pour les besoins de l’examen de certification, la documentation dans laquelle le système de gestion SSE est décrit – y compris du traitement des plaintes – est évaluée par l’auditeur VCA, en principe sur le site du contractant. Cela concerne aussi le traitement des plaintes, la planification et la réalisation d’audits internes et d’évaluations de la direction et la systématique relative au suivi et au respect de la législation pertinente en vigueur. L’auditeur peut, éventuellement, demander des données complémentaires au contractant. Il informera ce dernier de ses constatations sur base de l’évaluation de la documentation ; constatations qu’il étayera le cas échéant. Ensuite, des accords seront conclus sur la poursuite de l’évaluation du contractant. (phase 2)
Contrôle de l’implémentation (phase 2)
Le contrôle peut avoir lieu lorsque le système de gestion SSE en question du contractant a été implémenté depuis au moins trois mois. Le contrôle de l’implémentation du système de gestion SSE et de la conformité de ce système aux exigences de la liste VCA est effectué par l’organisme de certification selon un programme d’audit établi en concertation avec le contractant :
• des entretiens, interviews et contrôles ont lieu au siège de l’entreprise avec les responsables du système de gestion
• sur les sites de travail, on vérifie auprès des collaborateurs opérationnels et des cadres opérationnels si le système a été correctement implémenté
• en ce qui concerne l’indice de fréquence des accidents (IF), on vérifie sur les sites de travail si cet indice IF est correct.
Rapport d’audit
La vérification de la documentation (phase 1) dans laquelle le système de gestion SSE est décrit et le contrôle de l’implémentation de ce système (phase 2) par le contractant sont clôturés et consignés par l’auditeur VCA dans un rapport selon l’annexe A. Ce rapport contient les constations, ainsi que toutes les données y relatives, conformément à tous les points de vérification mentionnés pour chaque question dans la liste VCA.
Certification
L’évaluation du rapport de l’auditeur VCA est faite par le coordinateur VCA de l’organisme de certification, qui contrôle ensuite, pour chaque question, le résultat, le fondement de l’objectif, ainsi que les exigences minimales y afférentes. Après traitement des éventuelles remarques, et si nécessaire après un examen complémentaire par l’auditeur VCA, le coordinateur VCA approuve le rapport rédigé par l’auditeur et le signe. Le coordinateur VCA soumet son rapport et son avis, quant à la certificabilité du contractant, à la personne compétente de l’organisme de certification. Cette personne prend ensuite une décision à l’égard de la certification.
Durée de validité
En principe, le certificat VCA est valable pour une période de trois ans, mais cela dépend des résultats (positifs) des audits intermédiaires, qui ont lieu périodiquement (au moins une fois par an, le premier endéans les 12 mois). L’organisme de certification a, à tout moment, le droit de suspendre le certificat VCA, de le retirer ou de le déclarer nul, si par exemple l’entrepreneur n’exécute pas les mesures de correction prescrites dans les délais fixés.